Introduction
Les contacts sont des individus ou des entreprises enregistrées dans votre système sans être personnellement définis en tant que clients et/ou fournisseurs. Tous les utilisateurs et employés sont un contact dans le système. À la création d’un utilisateur et/ou un employé, un contact est automatiquement crée.
Accessibilité
La gestion des contacts est accessible dans le regroupement “Contacts” du ruban “Composantes” de la fenêtre principale
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Description générale du gestionnaire des contacts
Pour accéder au gestionnaire des contacts , il suffit de suivre les étapes suivantes :
- Ouvrir la fenêtre principale
- Sélectionner le ruban « Composantes »
- Cliquer sur le bouton « Contacts » situés dans le regroupement « Contacts
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Le gestionnaire des contacts présente la liste des contacts définis dans votre système. Ceux-ci sont classés par ordre alphabétique. De là, vous pouvez voir, créer, modifier, rechercher et/ou supprimer un contact. Plusieurs outils sont également disponibles pour vous permettre de mieux gérer votre entreprise, tel que la liaison des contacts avec des entités (clients ou fournisseurs) etc.
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Dans le but d’assurer une bonne performance, le nombre d’éléments affiché dans la liste peut être limité (par défaut, nous limitons le nombre de lignes à 10). Vous pouvez toutefois changer ce paramètre et afficher un plus grand nombre de lignes, ou la liste entière, en changeant le paramètre du nombre de lignes dans le ruban “Affichage”.
Vous pouvez personnaliser et filtrer les éléments affichés dans le tableau en utilisant les options disponibles dans le regroupement “Filtres” du ruban “Affichage”, ou par simple manipulation du tableau. Si vous avez ajouté des filtres personnalisés dans une colonne du tableau, vous aurez à rafraîchir manuellement la table en appuyant sur la touche [F5] du clavier ou en cliquant sur le bouton “Actualiser” disponible dans le ruban “Affichage”. N’oubliez pas d’enlever vos filtres personnalisés après usage pour permettre l’affichage des autres éléments. Vous pouvez également cliquer sur le bouton “Désactiver les filtres”, ou appuyer sur la touche [F6] du clavier, pour enlever tous les filtres personnalisés de votre tableau, à l’exception de ceux dans le regroupement “Filtres”.
Vous pouvez utiliser les options d’affichage pour filtrer de manière plus concise les informations affichées dans le tableau.
Description générale de la fiche contact
La fiche contact est divisée en plusieurs sections et regroupe toutes les informations reliées à cette entité et à son suivi.
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- La zone de saisie des informations pertinentes du contact :
Cette première zone nous permet de saisir des informations pertinentes sur le contact, comme son nom, son titre, sa langue.
Seul une (1) information (en jaune) est obligatoire pour la création d’un contact :
Nom : Identifiant unique correspondant à ce contact (également référé en tant que # contact).
Remarque : il est possible de saisir le préfixe, prénom, nom de famille, suffixe, pour cela il suffit de double cliquer sur la zone de saisie “nom du contact”
- L’onglet détail :
Cette deuxième zone qui se trouve dans l’onglet “Détails”, nous permet de saisir les coordonnées du contact comme son adresse, différents numéros de téléphone/fax, son courriel, son site internet, son titre, sa date de naissance, son sexe, etc.
- L’onglet transport :
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L’onglet transport permet de définir si le contact est un chauffeur et d’entrer les détails concernant le véhicule et le transporteur. Ça permet aussi de voir les livraisons et les opérations associés à ce contact.
- L’onglet “Suivi” :
L’onglet “Suivi” permet de garder une trace des activités et des communications avec le
contact. Dans l’onglet des notes, vous pouvez ajouter des notes et assurer un suivi s’ il le faut. Sous l’onglet courriels, tous les échanges par courriel sont enregistrés.
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Créer un nouveau contact
Vous pouvez créer un nouveau contact en suivant l’une des méthodes suivantes:
- Via la fenêtre principale
- Via le gestionnaire des contacts
Créer un nouveau contact via la fenêtre principale
Vous pouvez créer un nouveau contact en suivant la procédure suivante:
- Ouvrir la fenêtre principale
- Sélectionner le ruban « Composantes »
- Cliquer sur le bouton « Nouveau » situé dans le regroupement « Contacts »
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Créer un nouveau contact via le gestionnaire des contacts
Vous pouvez créer un nouveau contact en suivant la procédure suivante:
- Ouvrir le gestionnaire des contacts
- Sélectionner le ruban « Fichier »
- Cliquer sur le bouton « Nouveau » situé dans le regroupement « Fichier »
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La fiche du contact s’ouvre, référez vous à la section de la fiche pour les détails.
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La liste des chauffeurs s’affiche.
- Cliquez sur le bouton nouveau pour créer un nouveau contact. Le contact ajouté sera défini comme chauffeur dans le système.
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Créer un nouveau contact via un widget
Si vous avez un widget dans votre tableau de bord qui permet la gestion des contacts, vous pourriez avoir accès à un bouton appelé “Nouveau” et/ou disposant de l’image . Ces boutons permettent de créer un nouveau contact.
L’exemple ci-dessous présente un widget raccourci pour les contacts. Pour créer un nouveau client, il suffit de cliquer sur le bouton Nouveau.
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Il est possible de créer un contact à partir du widget contacts qui requièrent un suivi. Pour cela cliquer sur le bouton et sélectionner nouveau dans la liste déroulante.
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Ouvrir et rechercher un contact
vous pouvez accéder à ces fiches en utilisant l’une des méthodes suivantes, selon celle qui vous conviendra la plus au moment où vous en avez besoin:
- Rechercher et ouvrir une fiche existante via la fenêtre principale
- Rechercher et ouvrir une fiche existante via le gestionnaire des contacts
- Ouvrir une ou plusieurs fiches existantes via le gestionnaire des contacts
- Rechercher ou ouvrir une fiche existante via un widget
Ouvrir et rechercher un contact via la fenêtre principale
Pour rechercher et ouvrir la fiche d’un contact existant via la fenêtre principale, veuillez suivre les étapes suivantes:
- Ouvrir la fenêtre principale du logiciel OTO Nom-i édition PC
- Sélectionner le ruban “Composantes” situé dans le haut de la fenêtre
- Cliquer sur le bouton de recherche situé dans le regroupement “Contacts”4.Lorsque la fenêtre de recherche surgira, il suffit de filtrer la liste en saisissant une partie du nom ou de l’identifiant à ouvrir.4.Lorsque la fenêtre de recherche surgira, il suffit de filtrer la liste en saisissant une partie du nom ou de l’identifiant à ouvrir.5.Lorsque le contact recherché apparaît, il suffit simplement de double cliquer dessus pour l’ouvrir.
Ouvrir et rechercher un contact via le gestionnaire des contacts
Pour ouvrir une ou plusieurs fiches existants via le gestionnaire des contacts , veuillez suivre les étapes suivantes:
- Ouvrir le gestionnaire des comptes contacts
- Sélectionner un ou plusieurs contacts dans la liste
- Sélectionner le ruban “Fichier” dans le haut de la fenêtre
- Cliquer sur le bouton “Recherche” situé dans le regroupement “Fichier”
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Ouvrir et rechercher un contact via un widget
Si vous avez un widget dans votre tableau de bord qui permet la gestion des contacts, vous pouvez rechercher ou ouvrir une fiche de contact existante.
Pour rechercher une fiche, utilisez le bouton appelé “Recherche” ou “Rechercher” et/ou disposant de l’image .
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Pour ouvrir une fiche, sélectionner le contact à ouvrir puis cliquer sur le bouton appeler “Ouvrir” et/ou disposant de l’image .
L’exemple ci-dessous présente un widget affichant la liste des contacts. Vous pouvez rechercher un contact en utilisant le bouton ou ouvrir le contact sélectionné en cliquant sur le bouton .
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Supprimer un contact
Si vous disposez des droits permettant la suppression d’un contact, vous pouvez réaliser cette action via le gestionnaire des contacts.
Supprimer un contact via le gestionnaire des contacts
Pour supprimer une ou plusieurs fiches contacts existants via le gestionnaire des contacts, veuillez suivre les étapes suivantes:
- Ouvrir le gestionnaire des comptes contacts
- Sélectionner un ou plusieurs contacts dans la liste
- Sélectionner le ruban “Fichier” dans le haut de la fenêtre
- Cliquer sur le bouton “Supprimer” situé dans le regroupement “Fichié”
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Catégoriser les contacts
Catégoriser les contacts est une pratique intéressante aux entreprises qui désirent ventiler leurs rapports et/ou permettre le regroupement des contacts ayant des propriétés communes (ex. les ministères, les villes, les entreprises, les particuliers, etc.). Un contact peut appartenir à une seule catégorie, mais une catégorie peut appartenir à une catégorie parente en cascade.
En créant une arborescence intéressante reflétant les besoins de votre entreprise, vos utilisateurs pourront rechercher plus facilement et plus efficacement les contacts dans une liste exhaustive de contacts afin d’exécuter des fonctionnalités spécifiques à une catégorie.
Lorsque l’usage fait face à une fenêtre qui permet de sélectionner une catégorie pour précéder à une recherche de contact, celui-ci peut recherche dans la catégorie sélectionnée et/ou dans la catégorie sélectionnée ainsi que tous ces enfants. Pour permettre une recherche dans les catégories enfants, il suffit de cocher la case à côté du sélecteur de catégorie.
Seuls les utilisateurs disposants des droits permettant d’accéder aux options générales peuvent créer, modifier et/ou supprimer une catégorie de contact. Ces fonctionnalités sont disponibles dans les options générales sous “Composantes” > “Contacts” > “Catégories”.
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Définir un contact en tant que chauffeur
Un contact peut être défini comme “Chauffeur”. Cette assignation peut être pratique dans les bons de travail, les bons de livraisons et les bons de locations où un chauffeur peut être assigné comme l’entité chargée du transport de la marchandise inscrite dans ces transactions.
Pour définir un contact comme chauffeur, il suffit de cocher la case “Définir comme transporteur” dans l’onglet “Transport” de la fiche contact.
IMages
Il y a trois types de chauffeurs:
- Indéterminé
- Interne
- Externe
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