Un client est une entité, sous forme d’individu ou d’entreprise, que vous facturez en échange d’un produit et/ou d’un service. Il s’agit donc d’un élément essentiel à toutes les types de transactions appartenant au processus des ventes.
Un compte client requiert deux (2) informations obligatoires :
- Un identifiant unique
- Un nom
Heureusement, l’identifiant unique peut être automatisé dans les paramètres des comptes clients via les options générales. Toutes les autres informations sont là à titre informatif et/ou pour améliorer votre expérience en terme de gestion et/ou d’utilisation.
Les identifiants assignés aux entités doivent être unique. Ainsi, deux(2) clients et/ou deux(2) fournisseurs ne peuvent avoir le même identifiant, et ce, même s’ils sont de type différents.
Les comptes clients sont accessibles via le ruban « Client & Ventes » de la fenêtre principale sous le regroupement « Comptes Clients ».
De là, il est possible de :
- Créer un nouveau client
- Rechercher un client existant
La recherche se base sur le filtre « Contient » et n’est pas sensible à la case ni à l’accentuation.
L’affichage se base sur l’alias défini dans la fiche du client (contenant généralement le nom suivi de son identifiant). - Accéder à une multitude de rapports en relation directe avec les comptes clients
Selon les modules installés, certains rapports peuvent être inaccessibles et/ou inexistants. - Accéder au gestionnaire des comptes clients
Le gestionnaire vous permet de gérer les comptes clients en lot.
La recherche est beaucoup plus poussée et vous offre des options de filtrage avancées.
Cet utilitaire contient des outils spécialisés à la bonne gestion des comptes clients, tel la supression, la conversion et la fusion des comptes.
La fiche des clients se compose en trois(3) sections :
- Le menu (sous forme de ruban)
- Les informations générales
- Les informations détaillées
Le menu (ruban)
Le menu se divise en deux(2) rubans :
- Fichier – Présente les boutons nécessaires à l’enregistrement de la fiche, l’impression de rapports spécifiques (tel l’état de compte), ainsi que les actions et les relations pouvant toucher directement le compte client en cours.
- Journal – Présente les informations de journalisation de la fiche.
Les informations générales
Cette section inclue les informations générales du compte. Vous y trouverez notamment :
- Une image/photo
- # Client – Étant un identifiant unique
- Nom – Ce nom sera afficher dans les transactions et les rapports externes
Le bouton à sa droite permet de définir un alias permet d’optimiser les recherches et d’améliorer les tris. - Catégorie – Regroupement de client ayant des caractéristiques en commun.
- Contact – Nom du contact principal.
Le bouton à sa droite permet de visualiser et de gérer les autres contacts assignés au compte - Date de début – Début des affaires.
- Date de fin – Fin des affaires.
Si la coche est cochée, alors le compte est inactif - Balance – Affiche le solde du compte avec la possibilité de procéder à un encaissement
Ce champ est visible uniquement si le module de la facturation est installé
Un compte ayant un solde ne peut et devrait pas être désactiver.
Les informations détaillées
Cette section est présentée sous forme de volets. Le premier présente les coordonnées et les paramètres de facturation. Le 2e volet présente les transactions reliées au client courant. Le 3e volet présente les informations de transport dans le cas où ce client advient d’être un transporteur. Finalement, le dernier volet présente un suivi général des communications avec client en cours.